Lưu trữ hồ sơ hiện nay tại các doanh nghiệp có rất nhiều hình thức lưu trữ. Mỗi hình thức lại có những ưu, nhược điểm khác nhau tùy thuộc vào lượng hồ sơ tại các doanh nghiệp. Bài viết này chúng tôi xin cung cấp các hình thức lưu trữ hồ sơ phổ biến hiện nay tại các doanh nghiệp và ưu nhược điểm từng hình thức.

Lưu trữ hồ sơ theo số và theo thời gian

Lưu trữ hồ sơ theo số là phương pháp khá thuận tiện và giúp cho người tìm kiếm dễ dàng hơn, không gây mất nhiều thời gian. Bạn có thể đánh số dễ dàng theo số thứ tự của từng kệ tài liệu, khi tìm kiếm chỉ cần xác định chính xác kệ cần tìm rồi tìm tài liệu dựa trên số đã được đánh.

Với các hồ sơ có thời gian lưu trữ càng lâu thì số đánh càng nhỏ và nên để trong cùng của kệ. Số được đánh ở gáy của hồ sơ để thuận tiện khi tìm kiếm.

Phương pháp lưu trữ này có thuận lợi là có thể dễ dàng mở rộng diện tích, độ bảo mật cao. Khi tìm kiếm, bạn có thể dựa vào nhận diện qua các đề mục, số hồ sơ có thể tham chiếu. Khi không sử dụng các tài liệu không dùng tới, bạn có thể dễ dàng lấy chúng đi một cách nhanh chóng.

>> Tham khảo: Sắp xếp lưu kho hồ sơ bảo đảm an toàn và tiện lợi

Tuy nhiên phương pháp có những hạn chế như chi phí lưu trữ cao. Nếu các số bị thay đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa sai vào hồ sơ, khiến việc tìm kiếm khá khó khăn.

Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

Các tài liệu, hồ sơ được lưu trữ theo thời gian nhất định, theo ngày tháng hoặc thời gian phát sinh.  Bạn cũng có thể lưu hồ sơ theo ngày, tuần, tháng, quý và năm tùy lượng hồ sơ được lưu trữ. Phương pháp này thường được kết hợp với lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.

Cách lưu trữ hồ sơ này có thuận lợi và thuận tiện và tiết kiệm nhiều không gian. Việc truy cập có thể diễn ra tự động nếu bạn biết được địa chỉ chính xác của tài liệu. Nhược điểm của hình thức này thường là người dùng khó khăn trong việc bảo quản tài liệu và thời gian lưu trữ tương đối ngắn.

Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự

Lưu trữ theo thứ tự chữ cái trên hồ sơ là cách được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Việc phân chia thành các nhóm chữ cái nhỏ sẽ cho hiệu quả lưu trữ nhất định.

Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái Việt Nam cho các hồ sơ để thuận tiện cho việc tìm kiếm. Hãy lưu trữ từ trong ra ngòai và trên xuống dưới sao cho khoa học nhất. Hơn nữa việc nắm chắc và tìm hồ sơ theo bảng chữ cái thường rất dễ dàng vì ai cũng nắm chắc bảng mẫu tự này.

Phương pháp này có thuận lợi là có thể tham chiếu trực tiếp,  được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục. Đây là cách dễ dàng nhất giúp việc lưu trữ hồ sơ dễ dàng nhất, dễ hiểu nhất và có thể nhanh chóng kiểm soát xem tình hình tài liệu hiện nay như thế nào, có tài liệu nào bị thất lạc không hay có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.

Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là khi có những tên hồ sơ thông dụng thì việc sắp xếp và tìm kiếm khá khó khăn do tên có thể trùng nhau.

Trên đây là những hình thức lưu trữ hồ sơ được sử dụng nhiều hiện nay trong các doanh nghiệp. Để hạn chế những nhược điểm của các phương thức lưu trữ trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ thuê kho lưu trữ tại Vinamoves để có thể lưu trữ hồ sơ thuận tiện và an toàn nhất.

Nguồn: https://dichvuchuyennha.org/